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Registrar Gastos (Expenses)

En este artículo verás como registrar todos aquellos gastos en los que incurren las empresas cuando compran productos o servicios a sus proveedores.  También, verás como editar o eliminar la información, una vez haya sido guardada en el sistema.

Dividiremos este artículo en cuatro secciones o partes:

Parte 1. Registro de los gastos en el sistema Simple-C.

Parte 2. Verificación de los gastos mensuales en el sistema, e impresión por categorías.

Parte 3. Edición de registros erróneos.

Parte 4. Eliminación de registros.

Parte 1: Registro de los gastos en el sistema Simple-C

Ten presente que el sistema te da la opción de registrar los gastos como Categorizados y no categorizados dependiendo de su naturaleza.

Puedes seguir los siguientes pasos:

  1. Ingresa con tu clave y contraseña

2. Pulsa en la opción Simple-C ubicada en la barra de opciones a la izquierda del dashboard.

3. En las opciones desplegables, selecciona la empresa del cliente, su número de cuenta y el año en que incurrieron los gastos. En este punto es muy importante haber registrado una cuenta empresarial como se muestra en el tutorial de clientes.

4. Debajo del formulario, pulsa en el primer botón “Expenses”.

5. Para iniciar la carga de los datos, marca la opción “work”.

6. Pulsa en la pestaña “Expenses”

7. Registra los datos solicitados: fecha de la compra, nombre del proveedor, el método de pago empleado, la cantidad en dólares, los últimos 4 dígitos del instrumento bancario usado en esta compra.

8. En caso de que no aparezca el nombre del proveedor en la base de datos del sistema, puedes registrarlo pulsando en el link “Add provider” ubicado en la parte superior derecha de Provider.

9. Ingresa el nombre del proveedor, por ejemplo, “Home Depot” y pulsa en el botón “add”.

10. En la sección categoría, la plataforma despliega varias opciones. Selecciona la que corresponda. Por ejemplo, si tu cliente compró papelería, puedes seleccionar la opción office expenses

11. Pulsa en el botón verde para registrar

12. En caso de que tu cliente haya hecho un retiro de dinero desde un cajero automático para hacer compras personales, puedes registrarlo como un método de pago personal (No categorizado).

13. Completa el formulario y pulsa en el botón verde

¡Y listo!

Parte 2. Verificación de los gastos mensuales en el sistema, e impresión por categorías.

Para verificar los gastos mensuales en el sistema, sigue los siguientes pasos:

  1. Ingresa a la plataforma y pulsa en la opción Simple-C en el lado izquierdo del dashboard

2. Coloca los datos de la compañía que desees verificar, número de la cuenta y el año de los registros. Pulsa en el botón “Expenses”

3. Selecciona el mes que desees y el sistema lo desplegará, ejemplo, Enero.

4. Podrás ver el detalle y el total de todos los gastos categorizados y no categorizados.

5. Si lo deseas, puedes imprimir el registro por categoría pulsando en la opción imprimir.

6. Se desplegará una pestaña aparte con una hoja en versión “Print”. Pulsa en el ícono de la impresora en la parte superior derecha

7. Presiona el botón imprimir.

Parte 3. Edición de los registros erróneos

En caso de que hayas detectado un error en el registro de los gastos, puedes editar la información de la siguiente manera:

  1. Sigue los pasos del 1 al 6 descritos en la parte 1.
  2. Una vez en la sección de expenses, pulsa en el mes donde se ubica el registro que deseas editar, ejemplo, enero.

3. Pulsa sobre el nombre del proveedor en el registro correspondiente.

4. Modifica la información que consideres necesaria.

5. Pulsa en el botón “save” para guardar.

Listo, el registro ha sido editado.

Parte 4. Eliminación de registros

En caso de que desees eliminar alguna factura en el registro:

  1. Sigue los pasos del 1 al 6 descritos en la parte 1.
  2. Una vez en la sección de expenses, pulsa en el mes donde se ubica el registro que deseas eliminar, ejemplo, Enero

3. Ubica los registros. Puedes eliminarlos de forma individual o múltiples.

4. Pulsa en el botón “Delete”.

Listo, el registro fue eliminado.

 

Como ya ves, Simple-C es bastante simple.

Continúa viendo tutoriales para saber más y bienvenido a nuestra plataforma

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